Digitales Büro

Das digitale Büro

Brauchen wir wirklich noch einen Schreibtisch mit dicken Ordnern voll Papier, ein Telefon mit Festnetzanschluss, einen Drucker?
 
Ein digitales Büro bedeutet weniger Kosten, weniger Abhängigkeit und weniger Ballast. Es gibt viele gute Gründe, um eine – zumindest teilweise - Umstellung zu einem digitalen Büro in Betracht zu ziehen.

1. Die Papiermassen

 
Ein durchschnittlicher Mitteleuropäer verbraucht jährlich 250 kg Papier. Eigentlich eine unvorstellbare Menge, und das ist nur der Durchschnitt.
Natürlich sind in diesem Gewicht sämtliche Prospekte und Postwurfsendungen enthalten, aber unseren Papierverbrauch sollten wir nicht nur der Umwelt zu liebe einschränken. Und im Umfeld Büro Papier zu sparen, ist einfacher als man denkt.

Übrigens - für die Herstellung eines 80 g / A4 Blattes werden 10 l Wasser benötigt!
 
Alle Güter, Dokumente und Büroartikel die wir aufbewahren, sind in gewisser Weise Ballast für uns, schränken uns in unserer Flexibilität ein und beanspruchen Zeit und Platz. Daher solltest du prüfen, welche deiner Dokumente wirklich zwingend in Papierform vorhanden sein müssen.
 
Bei näherer Betrachtung wird einem schnell bewusst, dass sehr oft ein digitales Dokument reicht. Lediglich die meisten Verträge, welche Originalunterschriften von den Vertragspartnern tragen, müssen während der Dauer ihrer Gültigkeit aufgehoben werden und physisch als Papierdokument vorhanden sein. Im Normalfall machen diese nicht 1 % der aufbewahrten Papiermassen aus. Was bedeutet - auf 99 % kannst du verzichten.
 
Natürlich ist die gesetzlich erlaubte Umstellung, dass sämtliche Belege der Buchhaltung in Österreich mittlerweile digital aufbewahrt werden dürfen und nicht mehr zwingend auf Papier aufgehoben werden müssen, ein Segen.
Im Normalfall reicht es, einmal wöchentlich die Rechnungen in Papierform einzuscannen und zu speichern. Und einmal pro Monat gehen sämtliche Belege als zip-Datei zum Steuerberater.
 
Es lebe die digitale Schuhschachtel ;-)
 
Ich selber verwende hierfür natürlich den selly Dokumentenmanager. Du kannst deine Belege auch in einem anderen System archivieren, nur solltest du unbedingt auf eine regelmäßige Sicherung und eine gesetzeskonforme Vereinbarung achten.
digitales Büro

2. Suchen und Finden

 
Mein persönlich größter Vorteil an der Papierlosigkeit ist das schnelle Finden von Informationen. Ich bin zwar sehr strukturiert und ordentlich, aber auch wenn ich nur einen einzigen Karton-Ordner nach einem bestimmten Dokument durchsuchen muss, werde ich ungeduldig.
 
Wenn alles digitalisiert ist und in einem durchsuchbaren System abgelegt wird (achte auf eine OCR-Texterkennung, die gewährleistet die Möglichkeit der Durchsuchbarkeit!), findest du alles innerhalb von Sekunden. Einer der größten Vorteile an unserer digitalen Welt.
 

3. Die benötigte Hardware für das Digitale Büro

 
Für ein digitales Büro reichen ein Laptop und ein Smartphone vollkommen aus.
 

Dazu folgende Tipps:

 
  • Achte auf gute Akkus und Stromzufuhr. Um Missgeschicken bei plötzlicher Stromlosigkeit vorzubeugen, habe zur Sicherheit immer eine Powerbank dabei.
  • Die Kamera deines Smartphones kannst du als Scanner verwenden.
  • Wenn du über eine Festnetznummer erreichbar sein möchtest, kannst du
    • VoIP Lösungen nutzen (Voice over IP, dh Telefonieren über das Internet, wie es beispielsweise Skype anbietet)
    • ein virtuelles Sekretariat buchen
    • oder dir  vom Mobilfunkanbieter deiner Wahl eine Festnetznummer von deinem Standort zuteilen lassen, die jedoch mittels SIM-Karte und Handy funktioniert und dich ebenfalls ortsunabhängig macht (zB von T-Mobile) - die von mir persönlich bevorzugte Lösung
 

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4. Die Datensicherheit

 
„Die Cloud vergisst nichts!“
„Google und Co lesen alle Daten und personalisieren damit ihre Werbung!“
„Der gläserne Mensch ist schon lange Gegenwart!“
 
All diese Aussagen verunsichern Menschen, vor allem die, die sich nicht jeden Tag beruflich mit dieser Materie befassen.
 
Beim Thema Datensicherheit solltest du auf zwei Dinge achten:
 
Ein sicherer Transportweg für deine Daten
Ob der Transport deiner Daten zwischen deinem Computer und dem gewünschten Anbieter sicher ist, kannst du ganz leicht an der URL erkennen. Die muss immer mit „https://“ beginnen. Bei deinem Telebanking siehst du diese beispielsweise sofort.
 
Ein vertrauenswürdiger Cloudservice
Jemanden zu finden, dem man vertraut, ist nicht leicht. Aber es ist die wichtigste Aufgabe für die Datensicherung. Er/Sie muss deine Daten sorgfältig behandeln, diese auf multiple Art sichern, sie jederzeit für dich zugänglich machen und sich an unsere Gesetze halten.
Um das alles sicherzustellen, solltest du einen österreichischen Anbieter bzw. einen aus der EU wählen (alles andere könnte auch deine Aufbewahrungspflichten verletzen!). Lies also sorgfältig die Verträge der Anbieter und hole Informationen und Tipps von Bekannten und im Internet ein.

5. Mein Arbeitsplatz - ist nun wo?

 
Stimmt, jetzt hast du die Qual der Wahl. Home-Office? Ein Co-Working Space? Oder einfach ein Tisch im Kaffeehaus? Okay, der Liegestuhl wird auf Dauer vielleicht unbequem, besonders im Winter. Am besten jeden Tag wo anders - wenn du der Typ dafür bist.
Und sonst genieße einfach dein neu organisiertes, übersichtliches Büro :-)
 

Weitere Tipps für die Optimierung deines digitalen Büros:

 


Wenn du Fragen hast, freuen ich mich über deine Kontaktaufnahme!

Deine Ruth
von selly
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