Das digitale Büro
Brauchen wir wirklich noch einen Schreibtisch mit dicken Ordnern voll Papier, ein Telefon mit Festnetzanschluss, einen Drucker?
Ein digitales Büro bedeutet weniger Kosten, weniger Abhängigkeit und weniger Ballast. Es gibt viele gute Gründe, um eine – zumindest teilweise - Umstellung zu einem digitalen Büro in Betracht zu ziehen.
1. Die Papiermassen
Ein durchschnittlicher
Mitteleuropäer verbraucht jährlich 250 kg Papier. Eigentlich eine
unvorstellbare Menge, und das ist nur der Durchschnitt.
Natürlich sind in diesem
Gewicht sämtliche Prospekte und Postwurfsendungen enthalten, aber unseren
Papierverbrauch sollten wir nicht nur der Umwelt zu liebe einschränken. Und im
Umfeld Büro Papier zu sparen, ist einfacher als man denkt.
Übrigens - für die Herstellung eines 80 g / A4 Blattes werden 10 l Wasser benötigt!
Das heißt der jährliche Wasserbedarf eines Mitteleuropäers nur für PAPIER liegt bei 3.125 l!
Alle Güter, Dokumente und
Büroartikel die wir aufbewahren, sind in gewisser Weise Ballast für uns,
schränken uns in unserer Flexibilität ein und beanspruchen Zeit und Platz. Daher
solltest du prüfen, welche deiner Dokumente wirklich zwingend in Papierform
vorhanden sein müssen.
Bei näherer Betrachtung wird
einem schnell bewusst, dass sehr oft ein digitales Dokument reicht. Lediglich
die meisten Verträge, welche Originalunterschriften von den Vertragspartnern
tragen, müssen während der Dauer ihrer Gültigkeit aufgehoben werden und
physisch als Papierdokument vorhanden sein. Im Normalfall machen diese nicht 1
% der aufbewahrten Papiermassen aus. Was bedeutet - auf 99 % kannst du
verzichten.
Natürlich ist die gesetzlich
erlaubte Umstellung, dass sämtliche Belege der Buchhaltung in Österreich mittlerweile digital
aufbewahrt werden dürfen und nicht mehr zwingend auf Papier aufgehoben werden
müssen, ein Segen.
Im Normalfall reicht es,
einmal wöchentlich die Rechnungen in Papierform einzuscannen und zu
speichern. Und einmal pro Monat gehen sämtliche Belege digital zum
Steuerberater.
Es lebe also die digitale
Schuhschachtel ;-)
Ich selber verwende hierfür
natürlich den selly Dokumentenmanager. Du kannst deine Belege auch in einem
anderen System archivieren, nur solltest du unbedingt auf eine regelmäßige
Sicherung und eine gesetzeskonforme Vereinbarung achten.
2. Suchen und Finden
Mein persönlich größter
Vorteil an der Papierlosigkeit ist das schnelle Finden von Informationen. Ich
bin zwar sehr strukturiert und ordentlich, aber auch wenn ich nur einen
einzigen Karton-Ordner nach einem bestimmten Dokument durchsuchen muss, werde ich
ungeduldig.
Wenn alles digitalisiert ist
und in einem durchsuchbaren System abgelegt wird (achte auf eine
OCR-Texterkennung, die gewährleistet die Möglichkeit der Durchsuchbarkeit!),
findest du alles innerhalb von Sekunden. Einer der größten Vorteile an unserer
digitalen Welt.
3. Die benötigte Hardware für das Digitale Büro
Für ein digitales Büro reichen
ein Laptop/Desktop und ein Smartphone vollkommen aus.
Dazu folgende Tipps:
- Achte beim Laptop/Handy auf gute Akkus und Stromzufuhr. Um Missgeschicken bei plötzlicher Stromlosigkeit vorzubeugen, habe zur Sicherheit immer eine Powerbank dabei.
- Die Kamera deines Smartphones kannst du als Scanner verwenden (zB wandelt Adobe Scan fotografierte Dokumente gleich in ein pdf um).
- Wenn du über eine
Festnetznummer erreichbar sein möchtest, kannst du
- VoIP Lösungen nutzen (Voice over IP, dh Telefonieren über das Internet, wie es beispielsweise Skype anbietet)
- ein virtuelles Sekretariat buchen
- oder dir vom Mobilfunkanbieter deiner Wahl eine
Festnetznummer von deinem Standort zuteilen lassen, die jedoch mittels
SIM-Karte und Handy funktioniert und dich ebenfalls ortsunabhängig macht (zB von T-Mobile) - die von mir persönlich bevorzugte Lösung
4. Die Datensicherheit
„Die Cloud vergisst nichts!“
„Google und Co lesen alle Daten und personalisieren damit ihre Werbung!“
„Der
gläserne Mensch ist schon lange Gegenwart!“
All diese Aussagen
verunsichern Menschen, vor allem die, die sich nicht jeden Tag beruflich mit dieser
Materie befassen.
Beim Thema Datensicherheit
solltest du auf zwei Dinge achten:
Ein sicherer Transportweg für deine Daten
Ob der Transport deiner Daten
zwischen deinem Computer und dem gewünschten Anbieter sicher ist, kannst du
ganz leicht an der URL erkennen. Die muss immer mit „https://“ beginnen. Bei
deinem Telebanking siehst du diese beispielsweise sofort.
Ein vertrauenswürdiger Cloudservice
Jemanden zu finden, dem man
vertraut, ist nicht leicht. Aber es ist die wichtigste Aufgabe für die
Datensicherung. Er/Sie muss deine Daten sorgfältig behandeln, diese auf
multiple Art sichern, sie jederzeit für dich zugänglich machen und sich an
unsere Gesetze halten.
Um das alles sicherzustellen,
solltest du einen österreichischen Anbieter bzw. einen aus der EU wählen (alles
andere könnte auch deine Aufbewahrungspflichten verletzen!). Lies also sorgfältig
die Verträge der Anbieter und hole Informationen und Tipps von Bekannten und im
Internet ein.
5. Mein Arbeitsplatz - ist nun wo?
Stimmt, jetzt hast du die
Qual der Wahl. Home-Office? Ein Co-Working Space? Oder einfach ein Tisch im
Kaffeehaus? Okay, der Liegestuhl wird auf Dauer vielleicht unbequem, besonders
im Winter. Am besten jeden Tag wo anders - wenn du der Typ dafür bist.
Und sonst genieße einfach
dein neu organisiertes, übersichtliches Büro :-)
Wir freuen uns auf Dich
selly.works -
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