Die Mail-Signatur - ein unwichtiges Feature?

Berufliche Mails gelten als Geschäftsbriefe und sind somit der Impressumspflicht unterstellt. Im folgenden Blogeintrag erfährst du, was in deiner Signatur auf keinen Fall fehlen darf.

Unternehmer sind sich im Normalfall der Impressumspflicht bei ihrem Internetauftritt bewusst. Doch wussten du, dass auch eine Mail Signatur gewissen formellen Regeln unterliegt? Hier die wichtigsten Informationen zur Mail Signatur bei einem Firmenaccount.

Das sagt der Gesetzgeber

Grundsätzlich ist hierbei das europäische Gesetz von 2006 über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister und das Unternehmensregister als Vorlage zu nehmen. Dieses sieht ein Mail als einen Geschäftsbrief und somit als Korrespondenz zwischen Geschäftspartnern. Es gilt also nicht nur bei Newslettern, postalischen Briefen und der eigenen Website die Impressumspflicht: Auch ein Mail und sei sie noch so kurz, ist mit eingebunden.

Die EU-Änderungen, die damals vorgenommen wurden, sind nun gesetzeskonforme Pflichtangaben, die in jedem Mail Impressum und jeder Mail Signatur verankert sein müssen. Eine fehlerhafte Mail Signatur bzw. ein Impressum kann zu Abmahnungen und Strafen führen, informieren Sie sich hier also sehr genau.

Folgende Pflichtangaben müssen in der Mail Signatur bzw. im Mail Impressum vorhanden sein:

Firmenbezeichnung / Unternehmensbezeichnung
Adresse der Unternehmensniederlassung
das zuständige Registriergericht
die UID Nummer
Geschäftsführer, Vorsitzende und Inhaber
falls vorhanden: etwaige Registriernummern (z.B. Handelsregisternummer)

In den verschiedenen EU Ländern sind diese Vorschriften in den eigenen Gesetzbüchern der Länder geregelt, innerhalb der Europäischen Union gelten die Richtlinien der EU Länder.

Vorsicht - Details und Kleinigkeiten beachten

Eine Mail Signatur darf keinesfalls nur einen Link zu einem Impressum enthalten. Ein Link gilt nicht als Erfüllung der Impressumspflicht, denn wenn eine Mail ausgedruckt oder auf einem Gerät gelesen wird, auf dem man dem Link nicht folgen kann, hat der Kunde nicht die Möglichkeit, mit dir in Kontakt zu treten. Theoretisch kann es hier also zu einer Abmahnung durch den Gesetzgeber kommen.

Der Gesetzgeber gibt außerdem vor, dass die Signatur „gut lesbar“ gestaltet sein muss. Stell also sicher, dass die Signatur nicht zu klein und die Schriftfarbe nicht zu hell ist.

Die Angaben müssen sowohl digital als auch auf einem Ausdruck gut lesbar sein.

Wenn du die Anforderungen des Gesetzgebers nicht erfüllst, können bei einer Zuwiderhandlung Sanktionen bis zu 5.000 Euro anstehen.

Wiedererkennung - das Corporate Design in der Signatur

Wie bei Geschäftsbriefen auf Papier, sollte auch am Ende deiner Mails das Design der Firma vorherrschen. Das bedeutet, dass die Signaturen aller Mitarbeiter bei den Mails gleich gestaltet werden, um beim Kunden die sofortige Wiedererkennung hervorzurufen.

Meist wird dies mit dem Logo und der gleichen Schriftart erreicht. Die einzigen Unterscheidungen zwischen deiner Mail Signatur und der deiner Mitarbeiter sollten die Kontaktinhalte sein, d.h. deine Mailadresse, deine Telefonnummer und natürlich dein Name. Alles andere sollte sich an das Corporate Design, also das Firmenaussehen anpassen.

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Weitere Gestaltungsmöglichkeiten

Da die Signatur ohnehin Teil deiner Mail ist, kannst du diese auch gleich zu einem weiteren Zweck nutzen – der Werbung.

Deine Signatur kann mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten dazu beitragen, potentielle Kunden und bestehende Geschäftspartner zu informieren.

Beispielsweise kann ein Link zu deinem Newsletter oder zu deinen Social Media Kanälen eingebunden werden. Das Firmenlogo hilft dabei, dass dein Kunde dich in Erinnerung behält. Aber auch bei der Signatur gilt, wie bei der Website: Weniger ist manchmal mehr. Fotos wirken in der Signatur oft unprofessionell, genauso wenn du versuchst, zu viele Informationen an deinen Kunden zu richten.

Eine Richtlinie: das Mail sollte der Blickfang sein, nicht die Signatur. Wenn in der Signatur mehr Text enthalten ist als in der Mail, solltest du etwas ändern.

Conclusio

Das Wichtigste ist, dass deine Signatur den EU-Richtlinien entspricht und alle oben genannten Bestandteile vorhanden sind. Um Fehler zu vermeiden ist es immer angebracht, einen Experten zu Rate zu ziehen. Wenn du dann noch auf die Angleichung an das Corporate Design achtest, steht nichts mehr zwischen dir und dem Kontakt mit deinem Kunden.

Bei Fragen freue ich mich über dein Mail!

Deine Ruth
von selly

TIPP: Eine Broschüre der WKO zum Thema und viele Musterbeispiele findest du HIER!